11. INSERTAR MARCAS DE ÍNDICE.

11.1 De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.
- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.
- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habíamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.

Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

11.2 Insertar índice.

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente podemos crear el índice.
Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.
En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará el índice.
Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.
Desde el diálogo de Índice podemos acceder a modificar el estilo del índice presionando sobre el botón Modificar nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.
Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de ellos seleccionándolo y presionando sobre Modificar...

TABLA DE CONTENIDO

12. Tablas de contenido.

Una tabla de contenidos hemos dicho al inicio de la unidad que está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento.
Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos.
2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.
1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.
Vimos en la unidad 15 (Esquemas) que Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.

3. Crear estilos de títulos personalizados.
Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados una vez estemos en la pestaña de Tabla de contenido en el diálogo Tabla de contenido (que veremos a continuación) debemos pulsar sobre el botón Opciones...
Nos aparece el diálogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si nos hemos creado los estilos Título 1, Título 2 , etc. lo lógico es que le asignemos a Título 1 el Nivel de TDC 1, a Título 2 el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.

12.1 Generar la tabla de contenidos.
Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos visto anteriormente y por lo tanto ya estén definidos los elementos que formarán la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú Tabla de contenido.
Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas. Eligiendo uno de ellos se generará una tabla de contenidos de forma instantánea, con el estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Insertar tabla de contenido..., donde aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentación que tendrá el estilo seleccionado.
Además podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página, Alinear números de página a la derecha y si queremos sustituir los números de página por hiperenlaces marcaremos la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página.

Si pulsamos sobre el botón Opciones... nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la relación entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC sólo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Título 3, Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla de contenido.
Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminará; pero pulsando en Guardar selección en galería de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se añadirá al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.

12. 2 Actualizar la TDC.

Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento añadiendo o eliminando títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratón de una manera fácil y cómoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la pestaña Refeencias disponemos del botón .
- Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente donde tenemos la opción Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el diálogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo para seleccionar si deseamos actualizar solo los números de página o toda la tabla.

TABLAS ILUSTRACIONES Y OTRAS

13 Tablas de ilustraciones y otras.

También podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, gráficos o de tablas.
Al igual que hemos visto que para crear índices y tabla de contenidos primero debemos marcar las entradas y después generar la tabla.
De forma similar a como ocurría con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:

- Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opción debemos seleccionar nuestra ilustración, ya sea tabla, imagen, gráfico, etc y acceder a la pestaña Referencias y pulsa el botón Insertar título.
Nos aparece el diálogo Título que vemos en la imagen, como podemos ver el título se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el título a cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, gráfico, imagen, ecuación, etc y seleccionar Título, Word lo detecta automáticamente y le asigna el título y el tipo de rotulo adecuado. La posición del título puede ser incluida encima de la selección o por debajo de la selección.
Además vemos una serie de botones:
- Nuevo rótulo... Este botón sirve para modificar el Título de la ilustración.
- Numeración... Este botón nos abre el cuadro de diálogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la numeración de los títulos.
- Autotítulo... Este botón sirve para generar automáticamente los títulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen automáticamente los títulos de las imágenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos incluyendo en el documento.
- Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.
Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los gráficos, tablas, etc no están excluidos. Por tanto podemos definirnos nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y asignárselo posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente para ese motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado un título a la ilustración podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones word reconocerá esos tipos personalizados.
En la opción Rótulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones queremos incluir la ilustración.


13.1 Generar la tabla de ilustraciones.
Cuando hayamos insertado todos los títulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaña Referencias y hacer clic en el botón Insertar tabla de ilustraciones. Se abrirá el diálogo de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los números de página y alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar hipervínculos en lugar de números de página.
En la lista despegable de Etiqueta de título podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla, ilustración, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opción de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.

Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el diálogo que vemos en la imagen donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado.
La opción de identificador de tabla es mejor que se asigne automáticamente para no mezclar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podríamos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla.
La opción de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.

NOTAS DE PIE DE PAGINA

14. Notas al pie y notas al final.

14.1 Crear una nota al pie.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Accedemos a la pestaña Referencias.
Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no tendremos que relizar más acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.
Aparece el diálogo que vemos en la imagen de la derecha.
Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.
Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
- Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.

Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que se muestre como subíndice.
Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...
Se puede indicar a partir de que número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva página.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superíndice.